Bedrijfsprocessen automatiseren
Elke week hetzelfde werk
Maandag het weekrapport. Dinsdag de herinneringen voor openstaande facturen. Woensdag de voorraadlijst. Het is elke week hetzelfde rijtje, en of het gebeurt hangt af van wie eraan denkt. Ik automatiseer die vaste bedrijfsprocessen. Dan gebeuren ze op tijd, ook in een drukke week.
01Het lijstje
Het lijstje is nooit af
Vrijdagmiddag is alles afgevinkt. Maandagochtend staat het er weer. Rapport maken, facturen nalopen, uren verzamelen. Moeilijk is het niet. Het komt alleen steeds terug, en het kost elke week dezelfde uren.
02Eén collega
Eén collega kent de uitzonderingen
Elke ochtend werkt Petra de voorraadlijst bij. Ze weet welk bestand het goede is en welke tabbladen ze overslaat. Ze haalt de containers buiten Europa eraf. Dan die in reparatie staan. Dan die al aan een klant beloofd zijn. Pas dan weet je wat je vandaag kunt verkopen of verhuren. Het staat nergens, behalve in het hoofd van Petra. Tot Petra met vakantie gaat. Samen met haar schrijf ik de stappen op. Daarna staat de lijst elke ochtend vanzelf klaar.
03Eén week
Volg één week
Maandag 07:00 staat het weekrapport in je mail. Dinsdag gaan de herinneringen voor openstaande facturen de deur uit. Woensdag krijg je een seintje welke artikelen bijna op zijn. Donderdag ligt er een offerte klaar voor een grote aanvraag; jij kijkt en drukt op verzenden. Vrijdag staan de uren van het team bij de boekhouding. Vijf klussen gedaan. Niemand hoefde eraan te denken.
04Jouw deel
Wat blijft er voor jou?
De beslissingen. Een offerte boven een bedrag dat jij kiest, wacht op jouw akkoord. Wijkt iets af van normaal, dan krijg je bericht. De rest gaat vanzelf.
Gaat vanzelf
Wacht op jouw akkoord
Meldt wat afwijkt
05Aan de slag
Het vaste werk. Vanzelf gedaan.
Vertel in een kennismaking van een half uur welk werk elke week terugkomt. Dan zeg ik eerlijk wat vanzelf kan. Je zit nergens aan vast.
Zij gingen je voor
Veelgestelde vragen
Vragen over automatisering
Welke bedrijfsprocessen kun je automatiseren?
Werk dat elke week terugkomt en steeds op dezelfde manier gaat. Bijvoorbeeld een weekrapport maken, een seintje krijgen welke artikelen bijna op zijn, of de planning bijwerken als er een klus bij komt. In de quickscan zoeken we uit welk werk bij jou de meeste tijd kost.
Kan ik mijn administratie automatiseren?
Voor een groot deel. Facturen versturen, herinneringen voor openstaande facturen en uren doorzetten naar de boekhouding kan automatisch. Beslissingen, zoals een grote offerte goedkeuren, blijven bij jou.
Kunnen inkoopfacturen vanzelf verwerkt worden?
Vaak wel. Een factuur die per mail binnenkomt, kan automatisch in je boekhouding komen, met leverancier, bedrag en datum al ingevuld. Wijkt er iets af, bijvoorbeeld een onbekende leverancier, dan krijg jij een melding.
Is automatiseren ook iets voor een klein bedrijf?
Ja, juist. In een klein team doet iedereen meerdere taken, dus elk uur vast werk gaat af van ander werk. Je begint met één taak die elke week tijd kost.
Wat kost het automatiseren van een proces?
Dat hangt af van het werk en de programma's die erbij horen. In de gratis quickscan schat ik de investering in en wat het oplevert. Daarna krijg je een voorstel.
Wat gebeurt er als de automatisering iets niet zeker weet?
Dan krijg jij een melding en beslis jij. Jij bepaalt vooraf waar de grens ligt, bijvoorbeeld bij offertes boven een bepaald bedrag. Zo beslis jij over alles wat buiten het vaste werk valt.